電子帳簿保存法の内容を税理士が解説！①〜電子取引の保存方法〜

はじめに

　2024年1月1日から電子帳簿保存法が改正され、電子取引について電子データでの保存が義務となります。

　当ブログでは、電子帳簿保存法が改正されることによって今後中小企業がどのような体制を整えていく必要があるのか、複数回にわたって解説していきます。今回はスキャナ保存の保存方法についてです。

　前提として、スキャナ保存は電子取引と違い、適用は任意となります。よって後述するメリットや要件などを勘案して採用するか否かを検討するようにしましょう。

 

電子帳簿保存法の概要

・電子帳簿保存法の範囲

　①電子帳簿等保存（PC等で作成した帳簿書類）

　②スキャナ保存（紙でやりとりし、スキャナで保存した自己が作成した書類や取引先が作成した書類）

　③電子取引（電子でやりとりし、スキャナで保存した自己が作成した書類や取引先が作成した書類）

 

スキャナ保存の対象書類

　紙でやりとりし、スキャナで保存した自己が作成した書類や取引先が作成した書類は、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書など決算関係書類を除く様々な書類が該当します。

 

スキャナ保存のメリット

　①スキャナ保存を行うことによって、紙の原本は不要になりますので、例えば従来紙の原本をノートなどにファイリングしていた場合は当該手間も省くことができ、また保存スペースも不要になります。

　②従業員の経費処理等をスキャナ保存によって電子化することによって、テレワークの促進にもつながります。

 

電子取引の保存方法

　国税庁のHPに、スキャナ保存を行うためのルールがあります。今回はその中でも、重要書類と呼ばれる書類（資金や物の流れに直結・連動する契約書、請求書、領収書など）の中で、気をつけるべき箇所を解説します。

 

（参考）国税庁：スキャナ保存関係パンフレット

 

・入力期間の制限

　スキャナ保存は1年に1回や、暇な時にまとめて行えば良いというものではなく、次の期間内に行う必要があります。
　A：書類を作成または受領してから、おおむね7営業日以内にスキャナ保存する
　B：それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間(最長2か月以内)を経過した後、おおむね7営業日以内にスキャナ保存する（その旨を事務処理規定に定める。）

　スキャン時にダウンロード日時が表示されるケースが多いかと思いますので、万が一スキャンが遅れてしまった場合には紙での保存を行う必要があります。

 

・カラー画像による読み取り

　重要書類についてはカラーによるスキャンが必須ですのでご注意ください。

 

・タイムスタンプの付与

　タイムスタンプとは、スキャンが行われた時刻を記録し、当該時刻に電子データが存在していたことを示す証拠です。ここでいうタイムスタンプは、スキャンデータが変更されていないことを証明できるものに限られるため、任意の時刻を設定できるような電子ハンコは認められていません。

　ただし、入力期間内にスキャナ保存したことを確認できる場合には、タイムスタンプ要件が不要となるため、前述したように、スキャン時にダウンロード日時が記録されるものであればタイムスタンプは不要かと思われます。

 

・帳簿との相互関連性の確保

　スキャンしたデータと帳簿に記録した仕訳の関連性が確認できるようする必要があります。例えば「証憑番号を仕訳及び紙に記載しておく」といった対応が考えられます。

 

・検索機能の確保

　前回の『電子帳簿保存法の内容を税理士が解説！①〜電子取引の保存方法〜』で解説したものと同じように、ファイル名そのものを「20〇〇年〇月〇日_〇〇円_株式会社〇〇」のように入力して、特定のフォルダに保存していくようにしておきましょう。あとは税務調査の際など、必要な場合にダウンロードが可能になってれば問題ありません。

 

まとめ

　いかがだったでしょうか。

　最初に説明したようにスキャナ保存は義務ではなく任意ですので、メリット等を勘案して採用するかどうかを検討しましょう。今はスキャナ保存をするだけで仕訳もしてくれる会計システムもありますので、スキャナ保存の採用によって、業務の効率化にもつながるかもしれません。

　次回は電子帳簿等保存の保存方法について解説します。

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